De een reist met de auto, de ander weer met de trein. Zakelijke reiskosten zoals openbaar vervoer, taxi en vliegtuig zijn aftrekbaar. Op de site van de Belastingdienst vind je meer informatie over het bedrag dat je mag aftrekken. 

Hoe je deze kosten moet verwerken in Tellow? We leggen het hieronder aan je uit. 

Maar voor we beginnen een tip van Tellow. Zorg dat je een NS Business Card aanschaft. Deze is gratis voor zzp'ers. Hiermee houd je eenvoudig jouw zakelijke en privé treinritten uit elkaar (hoef je deze dus niet elke maand uit te zoeken) en ontvang je van de NS ook keurig een factuur. Deze is weer nodig om jouw zakelijke reiskosten te verantwoorden aan de Belastingdienst. Lees hier meer over de kaart.

Zakelijk reizen met NS Business Card

In dit geval kan je de factuur die je ontvangen hebt van de NS uploaden (inkoopbon) in Tellow. Dit kan los, maar het kan ook zijn dat de NS het bedrag al heeft afgeschreven. Dan upload je de factuur eenvoudig bij de transactie. 

Tellow zal de factuur uitlezen en boeken als reiskosten. 

Het is mogelijk om treinreizen te declareren bij de opdrachtgever. Bijvoorbeeld door ze op jouw verkoopfactuur te zetten. 


Reizen met OV-chipkaart (automatisch opladen) - zakelijk en privé door elkaar

Wanneer je geen NS Business Card hebt, is de kans groot dat je met een OV-chipkaart reist. Het verwerken hiervan kan Tellow helaas niet automatiseren. Dit heeft ermee te maken dat NS vaak automatisch oplaadt. Er kunnen dus best 2 bedragen van €20 euro op de kaart gezet zijn, maar dat je maar voor €23 gereisd hebt. Wel hebben wij een manier waarop je het als nog goed kunt aanleveren/verwerken:

Optie 1:

  1. De bedragen die door de NS afgeschreven worden (voor het automatisch opladen) boek je in Tellow als <Zakelijk zonder bon>. Dit kan door naar de transactie zelf te gaan en daar te kiezen voor deze optie.
  2. Je hoeft vervolgens geen overzicht van de ritten te uploaden van Tellow. Tellow zal namelijk zal de transactie herkennen als reiskosten en zal het bedrag, incl. de btw, op de goede manier weg boeken. 

Optie 2:

  1. De bedragen die door de NS afgeschreven worden (voor het automatisch opladen) boek je in Tellow als <Privé>. Dit kan door naar de transactie zelf te gaan en daar te kiezen voor deze optie.
  2. Daarna ga je naar het overzicht van jouw ritten in de OV-chipkaart omgeving. Selecteer hier enkel de reizen die zakelijk waren.
  3. Lever dit overzicht aan als losse bon. Dit kan zo:
  • Ga naar het Home scherm of Bestanden scherm 
  • Kies daar voor <Upload bon>
  • Selecteer het juiste bestand
  • Geef daarna aan dat het <Zakelijk> <Inkoop> is. 

4. Zie je jouw bestand later terug onder <Bestanden> <Verwerkt>, doe dan het volgende:

  • Klik op het juiste bestand
  • Ga in het volgende scherm helemaal naar onder naar <Voeg betaalwijze toe>
  • Druk op <Andere betaalwijze>
  • Kies voor <Privé betaald>

De kosten zijn nu zakelijk verwerkt.

Wil je ook meer weten over bijvoorbeeld kilometer registratie. Lees dan dit artikel. Hierin vind je ook een handig formulier om kilometers in bij te houden. 

Heeft u het antwoord gevonden?