Welke zakelijke reiskosten zijn aftrekbaar?

De een reist met de auto, de ander weer met de trein. Zakelijke reiskosten zoals openbaar vervoer, taxi en vliegtuig zijn aftrekbaar. Op de site van de Belastingdienst vind je meer informatie over het bedrag dat je mag aftrekken. 

Hoe verwerk je OV-kosten in Tellow?

Er zijn meerdere opties om je OV-kosten in Tellow te verwerken. Hoe je dit precies doet hangt af van de manier waarop je met het OV reist: met de NS Business Card of met een OV-chipkaar

① OV-kosten verwerken met NS Business Card

Een tip van Tellow. Zorg dat je een NS Business Card aanschaft. Deze is gratis voor zzp'ers. Hiermee houd je eenvoudig jouw zakelijke en privé treinritten uit elkaar en ontvang je van de NS een factuur. Deze factuur heb je nodig om jouw zakelijke reiskosten te verantwoorden aan de Belastingdienst.

In dit geval kan je de factuur die je ontvangen hebt van de NS uploaden als inkoopbon in Tellow. Dit kan los, maar het kan ook zijn dat de NS het bedrag al heeft afgeschreven. Dan koppel je de factuur eenvoudig bij de transactie en upload je deze hier. 

Tellow zal de factuur uitlezen en boeken als reiskosten.

Het is mogelijk om treinreizen te declareren bij de opdrachtgever. Bijvoorbeeld door ze op jouw verkoopfactuur te zetten. 

② OV-kosten verwerken met OV-chipkaart

Wanneer je geen NS Business Card hebt, is de kans groot dat je met een OV-chipkaart reist. Misschien reis je zakelijk en privé door elkaar. Tellow kan de verwerking van het overzicht van de OV-chipkaart helaas niet automatiseren, omdat NS vaak met automatisch opladen werkt. Er kunnen bijvoorbeeld 2 bedragen van €20 op de kaart zijn bijgeschreven, terwijl je maar voor €23 gereisd hebt.

Zó kun je jouw reisoverzicht aanleveren als je met een OV-chipkaart (met automatisch opladen) reist:

Optie 1: transactie boeken zonder overzicht

  1. Ga in je Tellow-account naar <Banktransacties>. Boek de transactie die door de NS is afgeschreven als <Zakelijk zonder bon>.
  2. Je hoeft vervolgens geen overzicht van de ritten te uploaden van Tellow. Tellow doet een boekingsvoorstel voor reiskosten en boekt het bedrag, incl. de btw, op de goede manier weg. 

Optie 2: transactie boeken met overzicht

  1. Ga naar <Banktransacties> en ga naar de betreffende transactie. De bedragen die door de NS afgeschreven worden (voor het automatisch opladen) boek je in Tellow als <Privé>.
  2. Log in op de omgeving van OV-chipkaart en ga naar het overzicht van jouw ritten. Selecteer hier alleen de reizen die zakelijk waren.
  3. Lever dit overzicht aan als losse bon. Dit kan zo:
  • Ga naar het Home scherm of Bestanden scherm 
  • Kies <Upload bon>
  • Selecteer het juiste bestand
  • Geef daarna aan dat het <Zakelijk> <Inkoop> is. 

4. Zie je jouw bestand later terug onder <Bestanden> <Verwerkt>, doe dan het volgende:

  • Klik op het juiste bestand
  • Ga in het volgende scherm helemaal naar onder naar <Voeg betaalwijze toe>
  • Druk op <Andere betaalwijze>
  • Kies voor <Privé betaald>

De kosten zijn nu zakelijk verwerkt.

Hoe verwerk ik mijn zakelijke reiskosten als ik met de auto reis?

Reis je ook weleens met de auto? We schreven ook over kilometer-registratie. Download meteen een gratis formulier om kilometers bij te houden.

Neem contact op met ons support team

Kom je er niet helemaal uit? We're here for you! Open een chat met ons support team en stel je vraag. We streven ernaar om je binnen 24 uur te beantwoorden.

Heeft u het antwoord gevonden?